• Zo krijg jij jouw team weer mee!

    Ontvang de gratis videoserie waarin je leert 
    hoe je de neuzen dezelfde kant op krijgt 

     

    Meld je hier aan

  • De 10 geheimen om effectief te delegeren

    Geschreven door Anna Berends van Loenen

    Als je een beetje op mij lijkt, dan heb je de neiging om alles zelf te doen. Dat gaat vaak sneller en beter, of niet? Maar als je alles zelf doet, dan ben je geen praktijkmanager, maar ben je gewoon het manusje van alles. De duizendpoot die zich een slag in de rondte werkt, terwijl de rest van je team met hun duimen zit te draaien.

    Leer dus delegeren, dat geeft je lucht in jouw werkzaamheden. Je hoeft minder brandjes te blussen en je krijgt tijd om die dingen op te pakken die alleen jij kunt doen om de praktijk naar een hoger niveau te tillen.

    Daarnaast geef je je team de kans om zich te ontwikkelen en dat motiveert enorm. Een win-win situatie dus.

    Wat is delegeren?

    Delegeren is het overdragen van een taak aan een passende medewerker, met de bijbehorende middelen en bevoegdheden, maar jij behoudt de eindverantwoordelijkheid.

    Een medewerker een taak aanleren kost soms inderdaad meer tijd dan wanneer je het zelf doet, maar een bijkomend voordeel is dat jij het de volgende keren niet meer hoeft te doen. Investeer in het aanleren van de taak, waardoor de medewerker de taak in de toekomst van je over kan nemen. Hierdoor levert delegeren je juist op langere termijn tijd op.

    De mate waarin je taken delegeert is gebaseerd op:

    • De mate waarin iemand in staat is bevoegdheden en verantwoordelijkheden te dragen
    • De bereidheid van de delegerende om bevoegdheden en verantwoordelijkheden over te dragen. Hiermee hangt de behoefte van de delegerende samen om controle te behouden
    • De mate waarin de wetgever delegatie toestaat

    10 stappen om effectief te delegeren

    1. Bepaal waarom je wilt delegeren:

    • Kom je tijd tekort voor je eigen taken?
    • Om medewerkers te motiveren en zich te laten ontwikkelen?
    • Omdat jij niet de beste persoon voor de taak bent. Is iemand anders beter? Besteed de taak dan uit

    2. Bepaal welke taken je kunt delegeren

    3. Besluit om te delegeren:

    Loslaten kan heel moeilijk zijn en als je tot op heden niet gedelegeerd hebt, dan heeft dat waarschijnlijk een reden.

    • Je denkt misschien dat het sneller gaat als je het zelf doet
    • Je denkt dat je het zelf beter kunt
    • Je bent bang om door de mand te vallen, want als je delegeert raak je je autoriteit kwijt
    • Je weet misschien niet aan wie je een taak kunt delegeren

    Mijn tip: laat het los. Leg de taak goed uit, accepteer dat het misschien niet op jouw manier gaat. Uiteindelijk is het resultaat wat telt.

    4. Koppel je taak aan een medewerker

    Kijk welke medewerker geschikt is om de taak uit te voeren en kijk ook of deze medewerker gemotiveerd is om de taak over te nemen. Vergeet niet om te kijken of deze medewerker nog zaken moet ontwikkelen om de taak aan te kunnen. Kortom: is de medewerker bekwaam en bereid?

    5. Bereid het delegeringsgesprek voor:

    • Wat moet er gebeuren en maak dit concreet en specifiek. Dus niet ‘ga patiënten bellen’ maar ‘werk deze bellijst voor volgende week vrijdag af’
    • Maak een instructie voor de taak
    • Welke bevoegdheden en middelen krijgt de medewerker
    • Welke tussencontroles wil je
    • Motiveer de medewerker en leg uit waarom de taak belangrijk is

    6. Maak duidelijke afspraken:

    Hoewel jij degene bent die de taak delegeert, zal het gesprek tweerichtingsverkeer moeten zijn. Bespreek de punten die je in de vorige stap hebt voorbereid. Zorg dat je niet alleen praat maar ook luistert.

    7. Laat los en hou de vinger aan de pols:

    Dit is vaak lastig. Maar ga de medewerker niet in de nek hijgen. Dat kost je niet alleen energie en tijd (die wil je juist winnen door te delegeren), maar het geeft ook geen vertrouwen aan de medewerker en dat demotiveert. Verwacht de eerste keer nog geen perfectie. Dit komt wel. Coach de medewerker tijdens de afgesproken tussenevaluatie en wees positief. Grijp pas in als de medewerker echt de plank misslaat.

    8. Evalueer het eindresultaat:

    De taak is afgerond. Als het goed is heb je in het delegeringsgesprek een afspraak gemaakt over het bespreken van het eindresultaat. Vertel niet alleen wat er niet goed ging, maar juist ook wat er wel goed ging.

    Dan ben je er zeker van dat je dit een volgende keer weer terug ziet. Daarnaast is het een enorme boost voor de zelfverzekerdheid van de medewerker.

    9. Neem (eventueel) de taak weer af:

    Soms moet je iemand de taak weer afnemen die je gedelegeerd hebt. Daarvoor kunnen verschillende redenen zijn. Deze redenen zijn niet alleen maar negatief:

    • Je wilt ander werk aan deze medewerker delegeren
    • De medewerker is de taak ontgroeid en je wilt de taak aan een ander geven om hem zich verder te laten ontwikkelen
    • Je bent niet tevreden over de kwaliteit van de uitvoering en je verwacht niet dat het een volgende keer beter gaat

    Wees voorzichtig met het afnemen van taken. Het kan hard aankomen wanneer de medewerker hoort dat het niet goed genoeg is. Neem dus ook de tijd voor zo’n gesprek.

    10. Evalueer en verbeter

    Reflecteren is een belangrijke stap om te kunnen ontwikkelen. Sta stil bij het resultaat van het delegeren en wat het met je deed. Stel jezelf open vragen over de wijze waarop je het hebt aangepakt. Wees niet te hard in je oordeel als het niet helemaal gegaan is zoals je wilde. De eerste keer is altijd lastig.

    Wat denk je? Durf je het aan om te gaan delegeren of meer te gaan delegeren dan je nu al doet? Ik hoor het graag van je, dus laat een reactie achter onder deze blog.


    PS: Ken je het Praktijkmanagersplatform al? Nee? Neem dan eens en kijkje op deze pagina, dan vertel ik je meer over deze community speciaal voor praktijkmanagers. Hier kunnen praktijkmanagers elkaar ontmoeten, de praktijkmanagement bibliotheek erop naslaan, online cursussen volgen en ook kennis met elkaar delen. Wil jij ook andere praktijkmanagers helpen of juist van ze leren? Dan is dit je kans.


    Uw reactie op De 10 geheimen om effectief te delegeren

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *


    css.php