Hoe je in 6 stappen ervoor kunt zorgen dat een werkoverleg wel effectief is
“Een leven lang leren is meer dan kennis vergaren”
Anna Berends van Loenen

Hoe je in 6 stappen ervoor kunt zorgen dat een werkoverleg wel effectief is

Werkoverleg kan zo frustrerend zijn. Dat de vergadering veel te lang duurt, dat mensen te lang het woord nemen en dat niemand er wat aan doet. En aan het eind van de rit zijn ook nog eens lang niet alle agendapunten afgewerkt. Dit kan anders.

6 stappen

Het is zo fijn om structuur te hebben in een vergadering, dat er een planning is en dat iedereen weet wat de rollen zijn. Hoe doe je dat? Door een goede introductie neer te zetten. Deze introductie bestaat uit 6 stappen.

Stap 1: De IJsbreker

Deze stap is bedoeld om contact te maken met de groep. Dat kan formeel zijn, bijvoorbeeld doordat je een anekdote of verhaal vertelt dat aansluit bij belevingswereld van de groep. Maar het mag ook over koetjes en kalfjes zijn. Bijvoorbeeld:

Ans bedankt voor de heerlijke lunch. Ik hoop dat iedereen een broodje en koffie heeft. Ja? Dan kunnen we beginnen.’

Stap 2: Verwachtingen

Vertel waarom we hier zitten. Wat is het doel van het overleg? Is het een regulier overleg of bijvoorbeeld voor een speciale gelegenheid als een verbouwing van de praktijk?

Ga daarna door met het proces, hoe gaat de vergadering eruitzien? Is er een procedure? Zijn er vaste stappen, bijvoorbeeld een stemming of bespreking van meldingen of verbeterpunten?

Je verhaal kan bijvoorbeeld zijn:

We zitten hier bij het werkoverleg en we hebben maar een uurtje. Het is dus een volle agenda. We zullen alle punten een voor een doorlopen. Als we ergens te lang bij stil staan dan nemen we het mee naar het volgende overleg en anders kom gerust achteraf even naar me toe. Dan kunnen we het rustig doorspreken zodat we nu alle punten kunnen behandelen die we op de agenda hebben staan.

Als we bij meldingen of verbeterpunten komen dan wil ik graag het woord geven aan degene die de melding heeft gemaakt, vervolgens gaan we hierover in discussie en kijken we of we het direct op kunnen lossen of dat we er een actiepunt van maken. Daar kunnen we dan de volgende keer mee aan de slag.’

Stap 3: Rollen

Er is natuurlijk een voorzitter, maar is dat degene die de knopen doorhakt en de leiding neemt of is het meer een soort begeleider van het overleg waardoor de vergadering loopt zoals hij zou moeten lopen?

Zorg voor een notulist die de notulen maakt en die ook verspreidt. En zo kan je nog meer specifieke rollen verdelen.

Zeg vervolgens tegen de rest van de groep

‘Ik verwacht dat iedereen actief meedoet met het werkoverleg en dat iedereen ook punten aandraagt en meediscussieert.’

Stap 4: Veiligheid

Zorg dat mensen zich veilig voelen om punten aan te dragen die ze anders voor zich zouden houden. Zeg bijvoorbeeld:

‘We gaan nu alleen brainstormen, de beslissing komt later.’ Hierdoor kan je stress bij de medewerkers wegnemen.’

Of zeg:

‘Als het te snel gaat, geef het dan aan, dan komen we daar later op terug.’

Vraag om alleen positieve feedback. Als er strubbelingen zijn tussen mensen dan is dat helemaal niet erg en mag je elkaar erop aan spreken, maar zorg dat het gebeurt op een positieve manier.

Worden er vertrouwelijke dingen besproken, zeg dan dat alles wat tijdens het overleg verteld wordt tussen deze vier muren moet blijven.

Stap 5: Vooruitblik

Het is belangrijk om te weten waarom je als deelnemer bij het werkoverleg zit. What’s in it for me? Zeg dus bijvoorbeeld:

‘Aan het einde van het werkoverleg hebben we de taken gereed zodat iedereen weet wat hij moet gaan doen voor de volgende vergadering als we het volgende bouwproces gaan bespreken.’

Geef aan wat mensen hierna kunnen verwachten en welke rol of taak ze mee zouden kunnen krijgen.

Stap 6: Check

Check of iedereen het heeft begrepen en het er mee eens is. Als dat zo is zit iedereen op een lijn, is er helderheid en kan het werkoverleg beginnen.

Je zult zien dat de rest van het werkoverleg een heel stuk rustiger en gestructureerder zal verkopen. Waardoor je beter de tijd in de gaten kunt houden en ook beter alle agendapunten kunt afwerken.

Heel veel succes hiermee en mochten er vragen zijn dan hoor ik dat natuurlijk graag.

PS: Dit en nog veel meer tips vind je op het Platform voor de Praktijkmanager. Dit is een community speciaal voor praktijkmanagers. Hier kunnen praktijkmanagers elkaar ontmoeten, de praktijkmanagement bibliotheek erop naslaan, online cursussen volgen en ook kennis met elkaar delen. Wil jij ook andere praktijkmanagers helpen of juist van ze leren? Dan is dit je kans.
Vragen? Neem gerust contact op met ons op info@qanz.nl.

Neem contact op

E-mail

info@qanz.nl

Adres

Postbus 65
5300 AB Zaltbommel

KvK nummer

51345250

css.php