Een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats) brengt kansen en bedreigingen van de praktijk in kaart. Een SWOT maken bestaat uit een interne analyse van de sterke en minder sterke punten van de praktijk (SW) en een externe analyse van de kansen en de bedreigingen (OT).

  1. Bepaal strategische, sterke punten van de praktijk (S). Dit zijn interne zaken die richtinggevend èn onderscheidend zijn voor de toekomst van de praktijk. Deze sterktes helpen het doel van de praktijk te behalen en de visie te volgen. Kies jullie sterke punten in de ogen van de patiënt (jullie klant)
  2. Zwakke punten (W) zijn interne zaken die de praktijk juist in de weg staan. Kies jullie minder sterke punten in de ogen van de patiënt (jullie klant)
  3. Kansen (O) zijn externe ontwikkelingen die nieuwe mogelijkheden bieden. Kijk naar de toekomst en verdiep je in de trends en ontwikkelingen in de tandheelkunde als je manager bent van een tandartsenpraktijk. Door te weten wat er speelt, kun je een bewuste keuze maken voor de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan ontwikkelingen in de kennis, vergrijzing van de samenleving, tariefdalingen, social media en wetgeving. Kijk vervolgens welke van deze trends en ontwikkelingen van invloed zijn op jullie organisatie. Soms is een trend aan de ene kant een bedreiging terwijl het aan de andere kant juist een kans voor de organisatie kan zijn. Kijk daarin welk aspect zwaarder weegt. Bedenk dat je de keuze hebt om sommige trends juist wel of niet op te nemen in je visie.
  4. Bedreigingen (T) zijn externe ontwikkelingen die juist het realiseren van de doelen in de weg staan.

Maak combinaties van sterkte punten en externe kansen en bedenk nieuwe ideeën die je als praktijk kan benutten. De volgende stap is de sterkte-zwakte analyse omzetten in een strategie.

Stel jezelf bij deze fase de volgende vragen:

  • Wat is jullie ambitie?
  • Waar wil je aan gaan werken (bijvoorbeeld de komende drie jaar)?
  • Voor welke uitdaging staan jullie met de praktijk of afdeling?
  • Hoe wil je daarbij omgaan met de voorspelde trends?
  • Hoe wil je omgaan met je eigen normen en waarden?

Voorbeelden van visies zijn: ‘In 2023 zijn wij de meest klantgerichte tandartspraktijk van de provincie Drenthe’, of ‘Wij willen bij de top 3 praktijken van Nederland behoren die werken conform de ISO9001 normen’.

Bespreek vervolgens deze punten met het team en bekijk samen de kansen en bedreigingen, de sterke en minder sterke kanten van de praktijk. Vraag de medewerkers om input. Zij beleven de organisatie immers vanuit een heel ander oogpunt, dus wie weet kunnen zij zorgen voor nieuwe inzichten.

Medewerkers, die betrokken zijn bij het opstellen van de visie, ervaren de visie achteraf als authentieker, relevanter en meer motiverend. Je kan de medewerkers betrekken bij de visievorming in een groepsdiscussie, maar ook individueel benaderen, bijvoorbeeld vanwege hun unieke ervaring of kennis van aankomende trends.

Als je het doet in de vorm van een groepsdiscussie, dan kunnen de medewerkers elkaar ook inspireren om op andere punten te komen. Dit is niet alleen bevorderlijk voor de visie, maar ook voor het groepsgevoel. Hang bijvoorbeeld twee grote vellen op. De ene is voor de sterke punten en de andere voor de minder sterke punten. Door middel van post-its kunnen de beide vellen worden opgevuld met verschillende punten. Loop alle sterke punten na en laat de desbetreffende medewerkers deze post-its toelichten.

Doe vervolgens hetzelfde voor de minder sterke punten. Het is goed als hierdoor discussie ontstaat, men elkaar aanvult of als er juist vragen ontstaan. Let er wel op dat men elkaar niet gaat bekritiseren. Deze discussie is juist bedoeld om punten helder te krijgen.

Als je een dergelijke groepsbijeenkomst gaat organiseren, maak dan allereerst een plan hoe je de medewerkers gaat betrekken en maak hier een draaiboek voor. Vervolgens ga je daadwerkelijk het team betrekken en komen jullie tot een gezamenlijk standpunt. Dit is bevorderlijk voor de verdere voortgang van het proces.

Wat vinden de medewerkers belangrijk bij het uitvoeren van de werkzaamheden en het contact met de rest van het team en de patiënten? Voorbeeld: ‘Deze praktijk houdt van mensen en hun verhalen, dus hechten we waarde aan een goede samenwerking waarin ook gepraat wordt over privéleven’.

Download invulformat

Dit is een passage uit het boek “Teammanagement talent”.

Bestel het boek

css.php